Como gerenciar equipes externas de Outsourcing de TI?

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As necessidades da transformação digital tem feito as empresas buscarem por soluções menos burocráticas e mais baratas para seus negócios. No entanto, a contratação do próprio time de TI enfrenta dois problemas: o seu alto custo e a dificuldade de achar profissionais qualificados para a digitalização das atividades. Assim, a solução mais prática e viável é o outsourcing de TI.

Essa relação de terceirização oferece outros benefícios além do orçamentário — ou estabelecer regime home office na empresa. Terceirizar os profissionais de TI é positivo para agregar talentos que estejam em outras localidades e garantir o sucesso, além de reduzir gastos com infraestrutura de TI e imóvel.

Mas também há o caso de gestão de uma equipe externa da empresa, no contexto o qual os membros estão geograficamente separados, em regime home office, por exemplo. Há o ponto também de que o trabalho remoto se destaca entre as 19 tendências globais para os futuros ambientes de trabalho.

Com ambos os cenários, é fundamental ter uma boa gestão de equipes para que as atividades dêem certo. Vamos entender como?

9 dicas de como gerenciar equipes externas

A gestão de uma equipe externa deve ser bastante cuidadosa. Ao passo que as orientações são feitas visando o resultado, medidas de incentivo e engajamento devem ser tomadas para que a equipe esteja sempre bem estimulada, amparada e produtiva. Assim, o gestor deve ter em mente as boas práticas de liderança para uma gestão eficiente. São elas:

Adote metodologias ágeis

As metodologias ágeis, como o próprio nome já dá induz, servem para tornar os processos mais ágeis. As ferramentas utilizadas para alcançar esse objetivo estão diretamente ligadas à transparência e ao compartilhamento de informações de forma constante. A partir de reuniões frequentes previstas pelos métodos, tanto o gestor quanto os membros da equipe conseguem estar a par das etapas do projeto.

Geralmente são métodos utilizados para desenvolvimento de software, mas a agilidade se popularizou de forma que espalhou para diversos nichos por conta da sua eficiência.

Os projetos ágeis são focados no entrosamento da equipe e também nas entregas contínuas. A ideia é que o projeto seja construído aos poucos até que se chegue no produto final.

Dê autonomia para a equipe

O Spotify é o exemplo de como a autonomia contribui para a produtividade das equipes de desenvolvimento, também conhecidos como squads ágeis, com sua engineering culture (explicação em vídeo abaixo). 

Para notar o poder dessa cultura, vale a pena usar o aplicativo e observar o seu funcionamento, suas atualizações e melhorias no app, e também como os problemas são solucionados. Tudo acontece de forma bem rápida e eficiente, já que os times do Spotify possuem autonomia para elaborar o fluxo de trabalho deles.

Isto é, o time que decide o que desenvolver, como e o método de desenvolvimento que melhor se adequa à dinâmica do grupo: Scrum, Kanban, tradicional, etc. 

A autonomia e autogestão do grupo é motivadora, tornando-os mais velozes e alinhados. Assim, reuniões desnecessárias e ineficazes deixam de acontecer, visto que esse tipo de encontro faz com que os colaboradores se sintam improdutivos, segundo pesquisa da Microsoft.

“Os líderes proeminentes saem de seu caminho para aumentar a autoestima de seu pessoal. Se as pessoas acreditam em si mesmas, é impressionante o que eles podem fazer” – Sam Walton, fundador do Walmart.

No entanto, isso não exclui a importância de um gestor no processo. Além de instruir a construção do backlog, cabe a ele agir como líder e fazer o acompanhamento do time, conforme os próximos tópicos.

Acompanhe o progresso e seja líder

Embora exista a autonomia das equipes externas, é importante que o gestor esteja por dentro das demandas, atentando-se às necessidades do time e dando o devido suporte. Ademais, existem ferramentas que podem facilitar e organizar tudo num espaço só, facilitando a visualização macro do work in progress. Falaremos disso mais tarde.

Entenda as dores e fortalezas da equipe

Numa postura de liderança, o gestor pode oferecer feedbacks para incentivar a equipe e prestar ajuda. Portanto, pergunte com frequência “como vai o processo X? Existe algo que posso ajudar?” ou “há algo que eu possa fazer que vá facilitar o seu trabalho?”.

Você pode fazer isso através das reuniões one-on-one, ou 1:1, que possuem exatamente este propósito. Elas são destinadas para que os membros da equipe expressem, individualmente, suas necessidades, inquietações, satisfações e afins. É um momento de total transparência entre líder e liderado.

Ter essa proximidade é muito relevante, pois devemos sempre lembrar que o líder e os liderados compartilham os mesmos resultados. Ao mesmo tempo, o fracasso dos liderados também é compartilhado com o líder.

Quebre barreiras culturais

As equipes de outsourcing de TI podem ser de três formas: offshore, nearshore e onshore. Ou seja, é possível terceirizar equipes externas de quaisquer partes do globo, cada modelo com suas vantagens e desvantagens em relação ao outro.

Sendo assim, as barreiras culturais podem surgir — isso até mesmo em casos de contratação dentro do próprio país. No Brasil mesmo existem diferentes fusos horários acontecendo simultaneamente, enquanto que há países que possuem mais de uma língua oficial.

Logo, é importante dar atenção à cultura da equipe remota para que esse fator não se torne uma barreira.

Conheça sua equipe

Estar por dentro da cultura dos integrantes também faz parte do “conhecer a equipe”. No entanto, existem outros knowledges importantes. Por isso, é fundamental conhecer as principais competências e experiências de cada integrante da equipe externa. Afinal, não faz sentido delegar demandas incompatíveis com as áreas de conhecimento.

Além disso, cada colaborador da equipe desempenha uma função diferente e suas atividades devem estar em congruência. Dessa forma, a compatibilidade entre os membros da equipe é ainda mais favorecida com a autonomia, dentre outros benefícios.

Defina horários de trabalho

Ainda que o home office permita a flexibilidade de horários, é importante que os integrantes do time tenham definidos seus horários de trabalho. Ter o controle dos expedientes é importante para saber os horários cujos colaboradores estarão disponíveis, seja para passar demanda no momento certo ou saber em qual horário deve-se evitar contatá-los. Caso haja pessoas de países diferentes, esteja sempre atento aos fusos-horários.

Assim, aposte em ferramentas de monitoramento das atividades, incluindo o tempo dedicado em cada tarefa por cada colaborador e para controlar o tempo total de expediente.

Entenda que este controle é apenas para fins de acompanhamento e não para limitar a autonomia dos colaboradores!

Registre cada etapa

Documente o que foi desenvolvido e quando, quem participou e tudo aquilo que for relevante. Os registros servirão para fins de consulta e também para analisar a performance da equipe externa e elaborar estratégias de aprimoramento. Os feedbacks oferecidos para a equipe também podem partir dessa documentação.

Avalie a performance da equipe

Um dos principais motivos para recorrer ao outsourcing de TI é a otimização do tempo e a redução de custos. Portanto, algumas métricas são imprescindíveis para mensurar o desempenho da equipe remota. Cada KPI, ou indicadores-chave de performance, irá variar de acordo com o negócio. No entanto, alguns podem convergir, como:

  • ROI (Retorno Sobre Investimento);
  • Velocidade;
  • Taxa de falha do software;
  • SLA (Sales Level Agreement).

Tenha um bom relacionamento de TI

Também há o cenário o qual sua empresa contratou uma empresa de TI terceirizada. Com isso, você precisará lidar com um time externo e fazer com que o relacionamento entre vocês seja adequado para as atividades.

Dependendo do tipo de contrato de outsourcing, podem haver casos nos quais os profissionais terceirizados precisem ficar sob sua gestão e isso não elimina a necessidade de ter um bom relacionamento de TI. Afinal, sua atuação vai impactar diretamente no desempenho do projeto e dos colaboradores.

Contudo, a boa relação e comunicação também é uma máxima no caso da terceirizada ter sua própria gestão, pois informações também devem ser compartilhadas.

Descomprima a sua equipe

A ausência do contato presencial pode causar impactos na sociabilidade e comunicação entre os membros. Como todos estarão imersos em suas respectivas realidades, a interação entre os integrantes pode se prejudicar, o que é negativo para o trabalho em equipe. 

Dessa forma, promova espaços de comunicação entre todos, deixando sempre um bate-papo disponível para a troca de mensagens e vídeo-conferências, um canal para assuntos corporativos e outro para aleatoriedades. A descompressão é essencial!

Se puder, é ainda mais interessante realizar momentos presenciais para que a comunicação flua, beneficiando a cooperação e o bem-estar de todos, criando o sentimento de pertencimento à equipe. Se não for possível, sem problemas, pois também é possível no ambiente virtual, seja através de salas interativas, compartilhar partidas de jogos, entre outros.

Na Usemobile, essa comunicação e estímulo acontecem de diversas formas. Seja com ações como jogos e eventos especiais que torna a interação entre os colaboradores mais leve ou então reuniões em que uma pessoa apresenta um conhecimento para o restante. Dessa maneira se estabelece a cultura da empresa e um ajuda o outro a crescer.

Promova o desenvolvimento da sua equipe

Promover treinamentos e cursos pode ser uma outra forma de estímulo, mostrando que você se preocupa com a profissionalização da equipe e suas redes de conhecimento. Pra isso, crie Planos de Desenvolvimento Individual para que cada colaborador saiba o que evoluir.

Para isso, incentive a participação em eventos e palestras, fazendo uma curadoria dos eventos ou apoiando financeiramente para essa educação profissional.

Use ferramentas de gestão

As ferramentas são essenciais para manter a comunicação, organizar e acompanhar processos, apoiar individualmente os membros da equipe, entre outras possibilidades. Continue a leitura para conhecer algumas opções!

10 ferramentas para gestão de equipes externas

Como já existem ferramentas de gestão de equipes externas, não é preciso reinventar a roda para alcançar um gerenciamento eficiente. Essas ferramentas servirão para o acompanhamento das atividades, a comunicação entre as equipes e ao acesso às informações dos times, compondo o cenário da infraestrutura compartilhada entre os colaboradores da sua equipe remota.

Uma vez que as atividades exigem organização, comunicação e acompanhamento, existem diversos tipos de ferramentas. Assim, é bastante provável que você utilize mais de uma para a gestão de equipes externas. Para te ajudar na empreitada, separamos uma lista com 10 ferramentas para você usar na sua gestão de equipes.

G-Suite

Para os já usuários das ferramentas do Google, compreender o G-suite é ainda mais simples. É literalmente ter acesso a todas as ferramentas do Google (Gmail, Docs, Drive, Calendar, Keep, etc), porém de uma forma integrada com todas as pessoas da sua organização, e com uns benefícios a mais.

Enquanto que o volume de armazenamento em contas particulares é de 15GB, o G-Suite permite o dobro com a assinatura do plano básico. Além disso, a personalização do domínio também é uma opção possível, podendo abandonar o “@gmail.com”.

captura de tela g suite

Essa integração não quer dizer que todos terão acessos aos seus dados individuais-corporativos, mas que existirão espaços compartilhados e que você terá acesso a lista de contatos de todos da organização, sendo uma excelente opção nas ferramentas de gestão.

Dropbox

Não existe trabalho remoto sem a computação em nuvem, certo? As informações precisam estar armazenadas em algum lugar para que todos possam acessar e colaborar. Esse é o objetivo do Dropbox: armazenamento em nuvem.

Você pode fazer download ou upload de arquivos seja através do seu computador pessoal ou do seu smartphone. A ferramenta torna a visualização dos arquivos mais fácil, trazendo seu próprio player e leitor de documentos PDF e texto.

Assim como o G-Suite, o Dropbox também tem os seus próprios recursos de documentos de texto, planilhas, apresentações power points e outros do pacote Microsoft Office. Inclusive, é possível integrar e acessar arquivos do Google Docs no Dropbox sem precisar sair da ferramenta. Ou ainda, se comunicar com seu time e iniciar uma videoconferência no próprio software ou via Slack.

Slack

O Slack é utilizado para a comunicação corporativa. Ele funciona quase como um Whatsapp, inclusive por ter versão para aplicativos móveis. O que chamamos de grupos no app de mensagens, no Slack são os canais. Logo, é possível colocar todos os membros participantes de um projeto num só canal para facilitar a comunicação entre eles.

A comunicação não é restrita às mensagens, sendo possível também chamadas de áudio. Ademais, é possível anexar áudios, vídeos e quaisquer outros arquivos — inclusive do Google Drive. Dentre as integrações, o Slack transforma mensagens em cards do Trello.

Considerando que muitos assuntos paralelos podem surgir num mesmo canal, a ferramenta cria threads, assim como no Twitter, para discutir o tema de forma que não atrapalha o fluxo dos outros assuntos e concentra tudo numa linha só.

Além de estar entre as ferramentas de gestão para a comunicação, o Slack também tem utilidade para os desenvolvedores, trazendo a opção de acrescentar códigos no corpo da mensagem, facilitando a troca das informações.

Trello

O Trello facilita a visualização e gestão das tarefas individuais e da equipe. Com a interface inspirada no método Kanban e a criação de quadros do tipo post-it, ele permite criar e organizar cartões de tarefas em colunas, adicionar seus responsáveis e datas de entregas. 

Seus power-ups (similares às extensões dos navegadores) atribuem ainda mais funcionalidades a ferramenta, como um cronômetro de tempo, integração com as ferramentas do Google (calendário, drive, etc), Slack e outras.

captura de tela Trello

Wrike

Assim como no Trello, o Wrike servirá para a organização dos fluxos de trabalhos, agregando outras ferramentas como Google, Word, Excel, Box e outros. Um dos diferenciais do Wrike é o gráfico de acompanhamento, o qual facilita ainda mais a visualização das atividades e seus prazos.

captura de tela Wrike

Outras empresas como Airbnb, Hootsuite e L’oréal fazem uso da ferramenta.

Team Viewer

O Team Viewer é um dos principais softwares para acesso remoto. Com conexão 3G ou outras mais poderosas, o Team Viewer dará acesso total aos computadores e servidores através de qualquer dispositivo, inclusive smartphones. Seja Android ou iOS, você poderá acompanhar tudo da outra máquina pelo celular.

Além disso, o Team Viewer conta também com videoconferências com compartilhamento de tela. O mais interessante é poder aproveitar da realidade aumentada para facilitar a comunicação e orientação. Vou deixar a explicação de como funciona com o vídeo abaixo:

OneNote

O OneNote vai funcionar como um bloco de notas completo. Com ele você pode adicionar imagens, capturas de tela, anotações em vídeo ou áudio e até desenhar sobre alguma anotação. A ferramenta é interessantíssima para escrever tutoriais, por exemplo. Com ele não é preciso se preocupar com o salvamento, pois todas as alterações são armazenadas automaticamente na nuvem — mesmo quando você clica no “x” para fechar o programa.

Todas as notas que você gerar podem ser compartilhadas e alteradas de forma colaborativa com seu time remoto. 

Bitrix24

O Bitrix24 é uma ferramenta de gestão de equipes externas muito completa e que contempla as áreas de CRM, automação de marketing, comunicação entre membros, gerenciamento e monitoramento de colaboradores. 

Com o Bitrix24 também é possível criar sites e até mesmo marketplaces de forma simples e rápida. Outros softwares também podem agregar as funções do Bitrix24, como o Google Drive, Dropbox, outros CRMs e mais.

LastPass

Se somente no âmbito pessoal já possuímos diversas senhas como as de bancos, contas digitais, e-mails, redes sociais e outros, imagine ter que memorizar os acessos corporativos também. 

Este é um problema que você e sua equipe não precisam ter com o Lastpass. Isso porque ele armazena todos os logins numa só área, tornando os acessos mais rápidos e desocupando um espaço do seu próprio armazenamento interno, a sua memória.

Como a própria ferramenta diz: “salve uma senha uma vez, e ela estará instantaneamente disponível em todos os seus dispositivos. O LastPass vai a qualquer lugar com você”. Logo, a ferramenta está disponível nas versões web, mobile e até mesmo smartwatches.

Captura de tela LastPass

IDoneThis

Uma boa gestão de equipes externas depende de habilidades e competências como a organização do backlog, comunicação com o time e, claro, a documentação dos processos. Afinal, de nada adianta saber as tarefas sem mensurar os impactos que elas causam e avaliar o desempenho do time e o que foi feito. Para isso que o IDoneThis serve.

A ferramenta irá criar relatórios automáticos a partir das mudanças no dashboard da plataforma. Portanto, todo o backlog e desenvolvimentos devem estar descritos lá para que a ferramenta funcione. É bastante simples e otimiza muito tempo!

Conclusão

A gestão de equipes, externas ou internas, tem os seus desafios, porém não é impossível. O principal é ter habilidades de liderança para conhecer bem a equipe para mantê-la amparada e motivada, aumentando a produtividade e, consequentemente, resultados satisfatórios.

Além disso, a lista que oferecemos contempla orientações e ferramentas de diferentes segmentos necessários para uma boa organização de equipes. Com elas, não há dúvidas que sua gestão será incrível. 

Já para desenvolvimento das habilidades de liderança, a filosofia Kaizen pode ser uma excelente metodologia para planejar os resultados do negócio e manter a equipe em ação. Conheça-a e coloque em prática!

Se você conhece outra ferramenta ou orientação bacana, indica pra gente nos comentários abaixo e vamos agregar no trabalho de todos! Aproveite e conte também qual é seu maior desafio na gestão de equipes externas.

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