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3 motivos para criar aplicativos para eventos

A tecnologia móvel atualmente pode nos auxiliar de diversas formas, facilitando processos que antes dependiam de ferramentas organizacionais mais rudimentares. Aos poucos, organizadores de eventos e congressos foram trocando os cadernos de anotações pelas planilhas online, e posteriormente pela objetividade trazida pelos recursos digitais de planejamento. Aos poucos, estes instrumentos migraram para as pontas dos dedos, por meio de aplicativos para eventos.

Os dispositivos inteligentes estão rapidamente se tornando uma extensão de quem somos. Naturalmente, este fato traz implicações tanto positivas como negativas aos eventos. A era digital permite aos organizadores rastrearem praticamente qualquer ação online, permitindo que eles meçam a atividade em torno das localidades em que os acontecimentos estão tomando forma. Em compensação, o espaço de atenção dos conferencistas tornou-se mais curta, assim como sua paciência: hoje o participante de um evento espera poder receber informações tão rapidamente quanto fazer uma busca no Google.

Por causa dessa mudança na mentalidade, os profissionais que lidam com estas reuniões devem poder dar aos participantes uma experiência similar em seus próprios eventos. Um aplicativo para eventos fornece aos participantes acesso fácil e instantâneo a dados acerca de cada sessão, como horários, informações sobre os palestrantes, como alcançar o lugar onde ela ocorrerá, entre outros. Atualmente, 63% dos profissionais utilizam aplicativos móveis para organizar e executar seus eventos, o que de acordo com a pesquisa realizada tem como principal motivo a conveniência aos participantes, com destaque à simplicidade e à agilidade para obter informações trazidas pelos apps. A seguir, você conhecerá as vantagens trazidas pelos aplicativos para eventos.

Networking e engajamento diferenciais

Aplicativos para eventos ajudam a aumentar o networking

Uma das maiores vantagens de se criar um aplicativo para eventos, além da oferta de conforto e novas experiências associadas a inovações, é a da conectividade promovida aos participantes. Através de múltiplas tecnologias distintas, um app deste tipo deve sozinho ter capacidade para cobrir a comunicação com e entre os inscritos antes, durante e após o término do evento.

Aplicativos para eventos permitem que notificações push contendo informações essenciais sejam enviadas, notificando visitantes sobre atrasos, mudanças e emergências nas palestras e oficinas. Elas também permitem que propagandas ou mensagens dos patrocinadores sejam exibidas. Todas as notícias e acontecimentos recentes, bem como fotos e vídeos referentes ao evento podem ser inseridas em tempo real no app. Por fim, redes sociais podem ser integradas para oferecer uma experiência ideal e fácil de networking.

É importante que os convidados possuam um canal de comunicação entre eles, e há muitos recursos disponíveis para isso. Você pode incluir funções para programar chats ao vivo ou em grupo, e ainda um sistema que permita aos participantes registrarem facilmente as informações de novos contatos feitos durante o evento. A integração com outros sites, como por exemplo o LinkedIn, permitiria aos participantes transferirem os dados já ali presentes, ao mesmo tempo em que poderiam ter acesso aos currículos de possíveis parceiros de negócios encontrados no local. Por meio de apenas alguns cliques, um participante pode adicionar novos contatos, combinar encontros e colher informações importantes. Ao final do evento, os convidados podem ainda exportar a lista de contatos e armazená-la em seus smartphones, tablets ou outros dispositivos.

Melhorias na experiência do usuário

É inegável como os aplicativos para eventos podem elevar a qualidade na experiência e nas interações dos participantes. Eles servem como pontos de convergência para tecnologias e instrumentos diversos, garantindo que seu evento seja memorável. Uma das formas de alcançar essa participação pode vir com a instalação de beacons – dispositivos de fácil instalação que permitem a criação de experiências contextuais e individualizadas. Se um participante, por exemplo, marcar determinadas áreas, palestras ou perfis de interesse em seu aplicativo, ao se aproximar de um beacon ele recebe diretamente através de uma tela separada ou ainda do próprio celular informações acerca daqueles interesses, que podem incluir direções para se chegar aos locais corretos, ou sugestões de contatos próximos.

O streaming ao vivo é outro recurso importante para alcançar as pessoas que não puderam participar do evento presencialmente, e a gamificação do aplicativo pode ser a chave para o engajamento. Isso pode ser feito através de um sistema de pontuação e recompensa – se um participante assistir, por exemplo, a um determinado número de palestras, ou se participar de todos os acontecimentos no evento relacionados a um certo tema, pode receber brindes ou prêmios exclusivos. Os pontos obtidos podem ser acessados e computados automaticamente por meio do aplicativo, seja através de geolocalização (comprovando que o visitante participou de tal palestra pelo horário e local registrados) ou ainda QR-codes, que podem ser disponibilizados ao fim de cada sessão. Essa estratégia de coleta e troca impulsiona e solidifica o engajamento do usuário em relação ao aplicativo.

Por mais que ainda estejam incipientes em nosso país, as tecnologias de realidade aumentada e realidade virtual também podem contribuir para concretizar ideias criativas e surpreender os conferencistas.

Organização e planejamento

Os melhores eventos são os que apresentam melhor planejamento. Uma estrutura adequada fornece máximo conforto e praticidade na solução de dúvidas e problemas, ao mesmo tempo em que minimiza inconveniências e situações que podem comprometer a forma como os participantes avaliam a experiência geral promovida pelo evento. Os aplicativos para eventos podem servir primeiramente como passes automáticos, eliminando a necessidade de crachás e outras formas de identificação que muitas vezes são esquecidas pelos convidados ao longo dos vários dias de evento, atrapalhando muitas vezes seu deslocamento e seu acesso a locais específicos. Com essas informações acopladas ao seu aplicativo há maior garantia, já que a probabilidade de um participante esquecer seu smartphone é absolutamente menor.

Notificações planejadas podem ser registradas e programadas para datas, locais e horários específicos dentro do evento, sendo enviadas automaticamente por meio dos beacons ou ainda do próprio app. Para eventos em que as oficinas ou palestras são pagas individualmente, pode-se incluir um sistema de compra e pagamento de ingressos online, facilitando muito a experiência do usuário, que não precisa se deslocar fisicamente e nem andar com o dinheiro.

Quaisquer mudanças em horários, locais ou conteúdo podem ser comunicadas aos usuários do aplicativo instantaneamente, e a programação pode ser alterada a qualquer momento pela organização, em tempo real. Um mapa detalhado do local do evento, bem como informações essenciais e adicionais (hotéis e restaurantes próximos, eventos culturais e locais turísticos, que não estão relacionados com o evento em si mas que podem ser de interesse do participante) podem ser adicionados. Os famosos bloquinhos e canetas de congressos também podem ser abolidos por meio desta tecnologia, com as anotações sendo registradas diretamente pelo app, de onde podem ser baixadas em diversos formatos e transferidas com facilidade por e-mail, mensagens ou Bluetooth. Aplicativos para eventos devem ser capazes de eliminar qualquer necessidade do participante de carregar com ele materiais físicos, que muitas vezes atrapalham sua fluidez e desenvoltura.

Mas não apenas aos participantes o aplicativo pode ajudar. Ele pode servir como crachá de organização, liberando automaticamente a passagem de staff autorizado em locais restritos aos visitantes. O app pode também facilitar a comunicação entre os organizadores, por meio de grupos de chat integrados e envio de mensagens de áudio (rádio), por exemplo, permitindo também a agilização de certos procedimentos e a comunicação e contorno fácil de emergências. Uma parte da equipe pode ficar inteiramente responsável por receber e responder dúvidas enviadas pelos participantes por intermédio do aplicativo.

Por fim, criar um aplicativo para eventos auxiliará você a orquestrar todos os acontecimentos graças ao painel de controle do app, que facilitará o processo por meio de notificações pré-programadas e administração de conteúdo. Além disso, é possível ainda minerar Big Data por meio das informações de engajamento e interação colhidas pelo aplicativo, que podem oferecer insights importantíssimos sobre o que funcionou ou não ao longo do evento, e o que pode ser feito para mitigar erros no próximo. O mesmo sistema pode ser utilizado para enviar enquetes aos participantes, em que eles podem deixar seu feedback e comentários acerca da organização.

Os aplicativos para eventos facilitarão sua vida

Um app móvel ajudará sua empresa a economizar tempo e recursos, eliminando a necessidade de convites de papel, horários ou cópias impressas de qualquer tipo, já que tudo será compartilhado virtualmente. Você é capaz de transmitir informações a organizadores e participantes de forma rápida e eficiente, especialmente porque as reuniões as vezes são reprogramadas ou canceladas devido a imprevistos.

Criar um aplicativo para eventos ultrapassa o desenvolvimento de um mero recipiente de conteúdo ou um bônus com alguns recursos legais! Ele pode ser o canal principal que trará novas possibilidades de marketing, engajamento e patrocínio para que uma organização alcance seu público atual e prospecto diretamente através de seus dispositivos móveis. Um app como esses tem o poder de ser uma plataforma que pode literalmente transformar a forma como um evento pode ser planejado, executado e, principalmente, vivido.

Você já teve contato com aplicativos para eventos? Restou alguma dúvida ou sugestão? Conta para a gente!