O home office exige habilidades de gerenciamento, e como já existem ferramentas de gestão de equipes remotas, não é preciso reinventar a roda para alcançar um gerenciamento eficiente. Essas ferramentas servirão para o acompanhamento das atividades, a comunicação entre as equipes e ao acesso às informações dos times, compondo o cenário da infraestrutura compartilhada entre os colaboradores da sua equipe remota.
Como as atividades exigem organização, comunicação e acompanhamento, existem diversos tipos de ferramentas. Assim, é bastante provável que você utilize mais de uma para a gestão de equipes remotas. Para te ajudar na empreitada, separei uma lista com 10 ferramentas para você usar na sua gestão de equipes.
Para os já usuários das ferramentas do Google, compreender o G-suite é ainda mais simples. É literalmente ter acesso a todas as ferramentas do Google (gmail, docs, drive, calendar, hangouts, keep, etc), porém de uma forma integrada com todas as pessoas da sua organização, e com uns benefícios a mais.
Enquanto que o volume de armazenamento em contas particulares é de 15GB, o G-Suite permite o dobro com a assinatura do plano básico. Além disso, a personalização do domínio também é um opção possível, podendo abandonar o “@gmail.com”.
Essa integração não quer dizer que todos terão acessos aos seus dados individuais-corporativos, mas que existirão espaços compartilhados e que você terá acesso a lista de contatos de todos da organização, sendo uma excelente opção nas ferramentas de gestão.
Não existe trabalho remoto sem a computação em nuvem, certo? As informações precisam estar armazenadas em algum lugar para que todos possam acessar e colaborar. Esse é o objetivo do Dropbox: armazenamento em nuvem.
Você pode fazer download ou upload de arquivos seja através do seu computador pessoal ou do seu smartphone. A ferramenta torna a visualização dos arquivos mais fácil, trazendo seu próprio player e leitor de documentos PDF e texto.
Assim como o G-Suite, o Dropbox também tem os seus próprios recursos de documentos de texto, planilhas, apresentações power points e outros do pacote Microsoft Office. Inclusive, é possível integrar e acessar arquivos do Google Docs no Dropbox sem precisar sair da ferramenta. Ou ainda, se comunicar com seu time e iniciar uma vídeo-conferência no próprio software ou via Slack.
O Slack é utilizado para a comunicação corporativa. Ele funciona quase como um Whatsapp, inclusive por ter versão para aplicativos móveis. O que chamamos de grupos no app de mensagens, no Slack são os canais. Logo, é possível colocar todos os membros participantes de um projeto num só canal para facilitar a comunicação entre eles.
A comunicação não é restrita às mensagens, sendo possível também chamadas de áudio. Ademais, é possível anexar áudios, vídeos e quaisquer outros arquivos — inclusive do Google Drive. Dentre as integrações, o Slack transforma mensagens em cards do Trello.
Considerando que muitos assuntos paralelos podem surgir num mesmo canal, a ferramenta cria threads, assim como no Twitter, para discutir o tema de forma que não atrapalha o fluxo dos outros assuntos e concentra tudo numa linha só.
Além de estar entre as ferramentas de gestão para a comunicação, o Slack também tem utilidade para os desenvolvedores, trazendo a opção de acrescentar códigos no corpo da mensagem, facilitando a troca das informações.
A visualização das tarefas da equipe e individuais é facilitada pela utilização do Trello. Com a criação de quadros do tipo post-it, ele permite criar e organizar cartões de tarefas em colunas, adicionar seus responsáveis e datas de entregas. Seus power-ups (similar às extensões dos navegadores) atribuem ainda mais funcionalidades a ferramenta, como um cronômetro de tempo, integração com as ferramentas do Google (calendário, drive, etc), Slack e outras.
Assim como no Trello, o Wrike servirá para a organização dos fluxos de trabalhos, agregando outras ferramentas como Google, Word, Excel, Box e outros. Um dos diferenciais do Wrike é o gráfico de acompanhamento, o qual facilita ainda mais a visualização das atividades e seus prazos.
Outras empresas como Airbnb, Hootsuite e L’oréal fazem uso da ferramenta.
O Team Viewer é um dos principais softwares para acesso remoto. Com conexão 3G ou outras mais poderosas, o Team Viewer dará acesso total aos computadores e servidores através de qualquer dispositivo, inclusive smartphones. Seja Android ou iOS, você poderá acompanhar tudo da outra máquina pelo celular.
Além disso, o Team Viewer conta também com vídeo-conferências com compartilhamento de tela. O mais interessante é poder aproveitar da realidade aumentada para facilitar a comunicação e orientações. Vou deixar a explicação de como funciona com o vídeo abaixo:
O OneNote vai funcionar como um bloco de notas completo. Com ele você pode adicionar imagens, capturas de tela, anotações em vídeo ou áudio e até desenhar sobre alguma anotação. A ferramenta é interessantíssima para escrever tutoriais, por exemplo. E com ele não é preciso se preocupar com o salvamento, pois todas as alterações são armazenadas automaticamente na nuvem, mesmo quando você clica no “x” para fechar o programa.
Todas as notas que você gerar podem ser compartilhadas e alteradas de forma colaborativa com seu time remoto.
O Bitrix24 é uma ferramenta muito completa e que contempla as áreas de CRM, automação de marketing, comunicação entre membros, gerenciamento e monitoramento de colaboradores. Com o Bitrix24 também é possível criar sites e até mesmo marketplaces de forma simples e rápida. Outros softwares também podem agregar as funções do Bitrix24, como o Google Drive, Dropbox, outros CRMs e mais.
Se somente no âmbito pessoal já possuímos diversas senhas como as de bancos, contas digitais, e-mails, redes sociais e outros, imagine ter que memorizar os acessos corporativos também. Este é um problema que você e sua equipe não precisam ter com o Lastpass, pois ele armazena todos os logins numa só área, tornando os acessos mais rápidos e desocupando um espaço do seu próprio armazenamento interno, a sua memória.
Como a própria ferramenta diz: “salve uma senha uma vez, e ela estará instantaneamente disponível em todos os seus dispositivos. O LastPass vai a qualquer lugar com você”. Logo, a ferramenta está disponível nas versões web, mobile e até mesmo smartwatches.
Uma boa gestão de equipes remotas depende de habilidades e competentes como a organização do backlog, comunicação com o time e, claro, a documentação dos processos. Afinal, de nada adianta saber as tarefas sem mensurar os impactos que elas causam e avaliar o desempenho do time e o que foi feito. Para isso que serve o IDoneThis.
A ferramenta irá criar relatórios automáticos a partir das mudanças no dashboard da plataforma. Portanto, todo o backlog e desenvolvimentos devem estar descritos lá para que a ferramenta funcione. É bastante simples e otimiza muito tempo!
Considerações finais
A lista contempla todos os segmentos necessários de ferramentas de gestão para uma boa organização de equipes remotas, indo na comunicação, organização de tarefas, computação em nuvem e automatização.
Escolhendo uma ferramenta de gestão de cada segmento, não há dúvidas que sua gerência será incrível. Se você conhece outra ferramenta bacana, indica pra gente nos comentários abaixo e vamos agregar no trabalho remoto de todos!
2 respostas
Bom dia e muito obrigada pelo artigo 🙂 Adoro utilizar as ferramentas digitais, especialmente durante as dias como este – bem ocupados. pois, queria somente recomendar uma ferramenta digital, mais conhecida por Kanban (https://kanbantool.com/pt/). Kanban sempre ajuda me resolver os problemas com gestão do tempo. Consigo arrumar todas tarefas e sei como fazer, quando me falta o tempo para encerrar os projetos. Recomendo Kanban para cada pessoa ocupada 🙂
Ei, Margo! Que bom que gostou do artigo! Muito bacana a sua recomendação. Sempre bom acrescentar informações de valor para todos (: