Como otimizar seu tempo: mais produtividade no dia a dia

Não há uma fórmula única para fazer mais trabalho em menos tempo. Em vez disso, uma série de hábitos e organização de trabalho podem te fazer produzir melhor em menos tempo. Nesse artigo, vamos dar algumas dicas de como otimizar seu tempo.

A verdade é que otimização do tempo e aumento de produção estão diretamente ligados com saber o que fazer, quando fazer e como fazer, no menor tempo possível. Isso maximiza o pouco tempo que você tem todos os dias. Além disso, significa escolher tarefas que se alinham estrategicamente com seus objetivos de trabalho.

Por exemplo, ser produtivo pode ser dar uma parada nas tarefas para ler um livro. Melhor ainda, é claro, se esse livro tiver a ver com seus objetivos de crescimento pessoal e profissional.

Tudo é realmente urgente?

Quais são as ações mais importantes que você pode realizar hoje para chegar mais perto de suas metas de trabalho no menor tempo possível? Pense em como optar por tarefas urgentes, ao invés de ações importantes, pode te impactar negativamente.

Uma vez que a tarefa é importante, ela deve receber sua atenção e foco. Por outro lado, urgências devem ser organizadas de tal forma que elas deixem de aparecer com o tempo. Afinal, se algo é urgente, provavelmente isso é falta de planejamento. A urgência destrói a produtividade. Isso porque, tarefas urgentes, mas sem importância, são grandes distrações.

“Eu tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes ”

Dwight D. Eisenhower, ex-presidente dos EUA

Separar tarefas importantes das urgentes é um problema para muitas pessoas. Isso porque tarefas urgentes nos colocam em constante “modo de resposta”. Ou seja, elas são distrações. Em contrapartida, trabalhos importantes são tarefas que planejamos, seja para alcançar metas ou melhorar desempenhos.

A verdade é que nossa mente é atraída pela urgência. E, consequentemente, escolhemos focar em opções piores, apenas pelo prazo curto. Para maximizar o tempo e fazer um trabalho mais focado, devemos questionar as escolhas constantemente. Como otimizar seu tempo é questão de desenvolver a capacidade de observar a sua mente à medida que ela é estimulada por solicitações repentinas.

Quando uma tarefa não planejada aparecer, pergunte-se: “Isso é realmente importante?”. E depois pense não apenas em como, mas quando fazer, para ter um melhor aproveitamento.

O que está a sua lista de afazeres?

Se você tentar lidar com diversas tarefas todos os dias, você ficará sobrecarregado e conseguirá menos. Afinal, se tudo for considerado importante, você acabará estipulando muitas prioridades ao mesmo tempo, o que vai atrapalhar sua produtividade. Já falamos em outro artigo sobre como ser multitarefa pode ser prejudicial para a produtividade.

Vale a pena priorizar suas tarefas, e fazer as mais importantes de manhã, quando você está mais ativo. Mesmo que tudo deva ser igualmente importante, você ainda precisa dividir em quais você gasta seu tempo e necessita mais raciocínio.

Sempre que você se depara com muito a fazer, respire fundo e tente organizar a mente. Ao invés de correr para fazer tudo ao mesmo tempo, pergunte a si mesmo: “O que é mais importante?”. O objetivo é questionar suas escolhas constantemente e desenvolver a capacidade de reconhecer as tarefas que apenas o distraem do seu trabalho real.

Cuidado com as distrações

Todos sabemos que, ao longo do dia, há diversas distrações ao nosso redor. Interrupções como notificações e ruídos, ou mesmo quebra de atividades, podem interromper sua concentração. Ou seja, eles são o suficiente para desviar seu foco e fazer com que você tenha que começar de novo. Pessoas de sucesso priorizam, se concentram, mesmo que isso signifique se desconectar de tudo para realizar suas tarefas.

Outro problema aqui são aquelas atividades do trabalho que, quando não planejadas tomam nosso tempo. Por exemplo, aquelas reuniões longas, sobre assuntos que poderiam ser resolvidos por meio de um simples e-mail. Tratar a demanda de outras pessoas como emergências, ao invés de se concentrar em seu próprio trabalho, pode ser um tiro no pé.

Assuma o controle do seu tempo e comece a distribuí-lo corretamente. Caso alguém chegue com uma demanda urgente, continue seguindo seu planejamento.

Acompanhe suas atividades diárias por algum tempo para ver claramente onde seu tempo está sendo gasto. Reuniões, telefonemas, e-mails, conversas e outras distrações podem estar tomando seu tempo. Analise o tempo real que você gasta em cada atividade e pense em como minimizar o impacto dessas distrações.

Ocupado x Produtivo

Ser ocupado não significa necessariamente ser produtivo. Estar ocupado faz você se sentir como se estivesse se movendo rapidamente e sendo produtivo no trabalho. Mas, na verdade, uma coisa não tem nada a ver com a outra.

Muitas pessoas consideram que estar sempre ocupado é sinal de produtividade. Entretanto, se você parar para analisar e medir o volume de trabalho, vai se frustrar com a pequena quantidade de trabalho realizado. Entenda: manter-se ocupado pode te levar a fazer tudo com urgência e, consequentemente, sem foco. Assim, você acaba gerenciando mal o tempo e as atividades, sem definir prioridades e grau de importância.

Mais que isso, manter-se ocupado pode levá-lo a assumir compromissos que não pode cumprir ou priorizar tarefas insignificantes. Ao invés de ser “ocupado”, seja produtivo. O problema, na verdade, não é estar ocupado, e sim se ocupar com coisas e atividades erradas.

Tenha o hábito de recusar, quando for necessário. Faça escolhas e trabalhe em suas prioridades mais importantes, ao invés de acatar a todas as urgências. Seu tempo é limitado. Fazer tudo não é uma boa opção.

Mude o modo como você trabalha

Defina como será o seu dia na noite anterior a ele. Organizar essa rotina diária e anotá-la em sua agenda pode fazer com que isso aconteça de maneira mais automática. Ou seja, você perderá menos tempo. Planejar o amanhã no dia de hoje é um hábito poderoso que muda nossos dias.

Esse é um sistema que pode mudar completamente a forma como você trabalha. Antes que o dia termine, identifique e anote as atividades mais importantes que você precisa fazer amanhã. Opte por aquelas que o ajudarão a se aproximar de suas metas de trabalho. Todas as manhãs, concentre-se em completar a lista do dia anterior antes do meio-dia.

Acredite: você pode dobrar sua eficiência com este simples hábito.

Adote o método 1–3–5

Organize sua rotina no método 1-3-5. Ou seja, organize-se para que você tenha, todos os dias, uma tarefa importante para realizar, 3 de importância média e 5 coisas simples.

É claro que, nem sempre, funcionará desse jeito, dependendo do volume de tarefas importantes que você precisa fazer para avançar no trabalho.

De qualquer forma, é importante que você mantenha um padrão de tarefas, alternando as difíceis com outras mais simples. Isso te ajudará a manter um padrão de produtividade, uma vez que, enquanto as mais importantes te causam maior esgotamento, as mais simples podem ser feitas sem gastar muita energia.

Saber como otimizar seu tempo depende de organização, foco e produtividade. Você conhece outro jeito de otimizar o tempo? Comente aqui!


  • Convidado Especial
  • Como o foco aqui na Usemobile é sempre a qualidade, nosso conteúdo não poderia ser diferente. Pensando nisso, contamos com o apoio de especialistas em diversas áreas para trazer materiais cada vez mais ricos. Caso você tenha interesse em publicar conteúdo no nosso blog, mande uma mensagem em www.usemobile.com.br/contato

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *