Usemobile em quarentena: como aprimoramos o foco em pessoas

O ano é 2020, a promessa era de melhora na economia, na sociedade, no particular de muitos brasileiros. 2019 foi, para muitos, um ano que era preferível ser esquecido, pelos mais sinceros ou aleatórios motivos. Este deu lugar à um novo ano. Um ano único para todos, com a chegada do COVID-19. Ainda no século XIX, Dostoievski parecia relatar com clareza um pouco do que vivenciamos hoje no contexto de pandemia.

“O vazio é o espaço da liberdade, a ausência de certezas. Mas é isso o que tememos: o não ter certezas. Por isso trocamos o voo por gaiolas. As gaiolas são o lugar onde as certezas moram.”

Os Irmãos Karamazov.

O ambiente corporativo tomou um rumo de incertezas, e todo um planejamento emergencial teve de ser feito, sem medir esforços, para a transição mais impressionante dos últimos tempos, rumo às casas de cada um de seus colaboradores. Toda uma estrutura já habitual deu lugar às novas diretrizes de trabalho. Foi nesse momento de caos e medo que uma certeza, que para muitos foi um resgate, veio como um ponto bastante positivo: o foco em pessoas.

Esse foi o ponto de partida para as diretrizes definidas na Usemobile no início da quarentena. Para garantir uma transição segura e eficiente, usamos a metodologia PDCA (Plan Do Check Act), método interativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos. 

Realizamos uma análise criteriosa das recomendações da OMS (Organização Mundial de Saúde) e um formulário para diagnosticar as dificuldades de cada colaborador com relação ao trabalho em home office. A partir disso, um documento foi disponibilizado no canal de comunicação interno, o Slack, com possíveis dúvidas, recomendações e claro, nossas novas diretrizes de trabalho. O objetivo disso tudo foi para a literal mudança que estávamos a fazer.

Ouça o podcast sobre nossa experiência após 200 dias de quarentena aqui

A transição

Os times de Suporte e RH (Recursos Humanos) se organizaram traçando rotas e escalas para distribuição das estações de trabalho na casa de cada User.

Ainda sobre colaboradores fora da região, Luis ainda acrescenta que “tem sido uma dificuldade até que, de certa forma, boa, pois em tempos com tantas demissões, estamos contratando. E o mais incrível é que, com esse cenário, agora temos candidatos de todo o Brasil. A logística é complicada por toda a burocracia, mas vale muito a pena.”

Portanto, com os times em casa, foi criado um canal direto para suporte técnico no Slack para eventuais problemas de software e hardware nas máquinas, cadeiras e outras questões de infraestrutura. Com a parte física estruturada, precisamos estabelecer uma manutenção constante para garantir a produtividade.

Além das estações de trabalho, haviam outras atividades que fazíamos no escritório, bem como a alimentação que era fornecida pela empresa. Para suprir o benefício já existente, é disponibilizado semanalmente um vale alimentação. 

Além da infraestrutura para o trabalho, nosso fator de maior importância, os colaboradores, também precisariam de cuidados para não abalar a saúde mental com o novo formato e atividades. Para muitos, o prazer de ir para casa ao final do expediente deu lugar à sensação de monotonia pelo isolamento. Pensando nisso, a troca de conversas, de experiências e as atividades físicas, tão presentes no dia a dia, precisavam ser adaptadas para a nova rotina, como veremos adiante.

Adaptando a rotina

A socialização foi se mostrando insuficiente apenas com mensagens via Slack e e-mail no dia a dia. Foi iniciada então uma série de testes para simular uma conversa de rotina e facilitar diálogos rápidos. Conforme fomos implementando novas plataformas, como Discord e Zoom, alguns colaboradores sentiram dificuldade para se adaptar por um “excesso de ferramentas”. 

De fato, a experiência do usuário era comprometida com tantas novidades, mas em um cenário como esse, nos restava tentar para aprender com os erros. No fim, o Discord permaneceu e trouxe a facilidade da conversa por áudios e também por vídeo em reuniões. Cada time passou a contar com uma sala de bate papo, onde playlists do Spotify são compartilhadas e até mesmo o horário de almoço pode ser compartilhado.

Trazendo o escritório para dentro de casa

A criação de um espaço comum para os colaboradores, dentro e fora do trabalho foi necessária para manter a sinergia do time. Por isso, foi criado um perfil do Instagram exclusivo para uso dos colaboradores e divulgação de conteúdos descontraídos.

Nele, a ginástica laboral, que antes era realizada duas vezes na semana, passou a  acontecer por meio de lives com a mesma frequência.Além disso, muitas fotos das estações de trabalho e da rotina passaram a ser compartilhadas, o que motivou ideias criativas como o concurso temático de fotografia, os quais os colaboradores dividem sua rotina e ainda concorrem a prêmios como vouchers para deliverys no mercado local. Esse foi o primeiro de muitos que passaram a acontecer:

O Comitê de diversidade, que atua dentro da empresa com causas de diversidade de pessoas em geral, também trouxe a campanha da Pílula de Conteúdo nos canais de comunicação. O objetivo é divulgar as indicações de conteúdos que os colaboradores têm para oferecer para os demais, sejam esses conteúdos livros, filmes, jogos, podcasts ou outras atividades. 

A união faz a força

Além da comunicação interna, foi fundado também um espaço de comunicação entre as outras empresas de Ouro Preto para fortalecer as ações organizacionais durante a quarentena. Com as parceiras Gerencianet e Stilingue, estabelecemos um comitê que vem mensalmente se reunindo e apresentando as estratégias de cada uma com o objetivo de, juntas, garantir uma experiência mais leve para todos os colaboradores. Afinal de contas, forças somadas trazem melhores resultados e reduzem os erros de execução. 

“A iniciativa de criação do comitê foi muito importante, especialmente porque aconteceu em um momento muito novo para todos. O comitê está nos permitindo trocar informações, ideias e iniciativas positivas, auxiliando no planejamento de ações para tornar esse momento um pouco mais leve para os colaboradores. É uma experiência que, com certeza, está agregando muito para nós da Gerencianet”, relata Sabrina Carvalho, Coordenadora de Comunicação e Marketing na Gerencianet.

Ruan Caetano, People Experience & Analytics da Stilingue reforça que “durante tempos de incerteza e grandes mudanças, é muito bom e importante poder contar com um grupo de pessoas que está disposto a compartilhar e construir uma rede de fato colaborativa. Até porque em momentos como esse não existe resposta certa ou ação mais adequada. Estamos todos trabalhando com nossos melhores esforços e dedicando os recursos que temos com a mesma visão: o bem estar das pessoas ao nosso redor.”

A alimentação não ficou pra trás

Lá na transição do escritório para dentro das casas do colaboradores, comentamos sobre a disponibilização de vale alimentação.

Para agregar ainda mais na alimentação dos Users, criamos o quadro #Usemasterchef com o fim de divulgar receitas práticas para o dia a dia. Afinal de contas, nem todos tiveram a oportunidade de aprender a cozinhar. Esse mesmo quadro gerou um desafio de culinária na mesma pegada do concurso de fotografia, que consistiu na reprodução de um prato, e os jurados foram os próprios colaboradores.

É isolamento, mas é social

O isolamento social não impede que boas comemorações existam. As datas comemorativas e happy hours sempre foram fortemente valorizados na Usemobile e não poderíamos deixar de manter isso.

E por falar em comemorações, fica impossível não citar os happy hours que voltaram a acontecer. As últimas edições já contaram com lives e mimos exclusivos para o time da Use.

Djs e cantores sertanejos animaram as festividades, e a cada mês estabelecemos parcerias com bares da cidade, como o Galpão 89 e a Komb Espeteria, desenvolvendo combos que agradam vários tipos de gosto com petiscos e bebidas. Incluímos jogos online para aumentar ainda mais a interação, bem como o Gartic, sendo o jogo que mais teve engajamento. E como o mundo hoje é das redes sociais, não poderia faltar um filtro para stories do Instagram com a cara da empresa para deixar os colaboradores ainda mais empolgados com os eventos e fortalecer o nosso branding.

O que isso tudo gerou?

As experiências dos Users

Até então falamos das nossas ações, mas não dos resultados que elas trouxeram. Os 2 meses de isolamento social foram períodos suficientes para coletar os feedbacks necessários, ponderando a assertividade ou não das nossas preocupações com os colaboradores.

Focamos bastante no bem-estar e qualidade de trabalho de todos e ficamos felizes ao saber que estamos acertando quando ouvimos da Daniella Paiva, desenvolvedora Android, que “as estratégias criadas desde que entramos em quarentena foram essenciais para diminuir o impacto do isolamento social. O incentivo do uso do Discord, por exemplo, foi extremamente eficiente na questão de manter o time unido e engajado. Passamos o dia conectados e isso facilita muito a comunicação e o desempenho da equipe”.

A Dani nos acompanha na Usemobile há 2 anos, então o engajamento com a equipe já tem esse caminho facilitador. Mas e os novos colaboradores? O Cláudio Júnior, contratado durante a quarentena, conta pra gente que  “a maioria dos meus contatos com outros colaboradores era por mensagens de texto, e uma das dificuldades de se relacionar desta forma é que mensagens não demonstram o tom de voz e nem expressões faciais, que são componentes importantes de uma conversa.”

Mas isso tudo mudou “com a experiência do Happy Hour, mesmo sendo virtual, tive a oportunidade de conhecer melhor os outros colaboradores. Pude ver os rostos, observar como cada um se comunica e interagir de uma maneira mais personalizada com cada um. O que facilitou muito os meus contatos diários com os outros colaboradores”, conclui Cláudio.

A cozinha dos Users

Como não conseguimos ver a satisfação com a alimentação como era no escritório, é difícil sabermos ao certo como está a nutrição dos Users. Essa foi uma preocupação até que o Guilherme Rocha pontuou que “essas ações de culinária da Use têm sido ótimas para diversificar as opções aqui no fogão de casa. Além dar ideias diferentes de pratos, eu consigo aliviar um pouco a mente durante essa quarentena. Sem contar que os rangos são de qualidade e deu pra aproveitar bastante”.

Rodolfo Navarro concorda, pois as “várias orientações e dicas da nutricionista ajudaram a manter uma alimentação melhor”. Ele ressalta também que “as dicas de filmes, podcasts e canais no youtube que garantem boas horas de conteúdo e diversão. Estou viciado no Impérios AD, um canal indicado em nossa “Pílula de conteúdo”, que retrata as maiores batalhas, guerras e impérios de forma bem dinâmica e divertida. E claro, não podia faltar ele, o  UseMasterCheff, que tem o seu cantinho especial. São muitas receitas que, além de práticas, são muito saborosas. Estou aguardando ansioso pelas próximas”.

Com isso tudo, conseguimos ver que estamos em um bom caminho, mas não quer dizer que não existam pontos a melhorar. Estamos sempre abertos para ouvir dos nossos colaboradores as propostas que possam otimizar a jornada de trabalho deles e as interações em grupos, contando também com o apoio das empresas parceiras. As incertezas do início da quarentena vão abrindo espaço para um caminho novo, no qual há muito a se descobrir, mas que traz a nossa maior certeza: o foco em pessoas.