O que é RFP: vantagens e como elaborar

Você já ouviu falar em RFP? Leia esse artigo e descubra como esse documento pode otimizar os processos da sua empresa!

Request for Proposal é um documento que descreve informações sobre a organização e detalha os produtos e serviços a serem obtidos de fornecedores externos. Ele é formal, escrito e estabelece os requisitos específicos que os fornecedores precisam ter em mente ao responder à oferta. Além disso, a RFP descreve como a empresa irá analisar as propostas recebidas.

Outro benefício da RFP é que ela fornece um padrão comum. Isso torna mais fácil comparar os orçamentos. Além disso, ela serve para formalizar a relação entre empresa e fornecedor, uma vez que o pedido de serviço e a promessa estarão especificados. E, por último, melhorar a imagem da empresa, já que demonstra um processo aberto e transparente de compras.

Mas quando utilizar a RFP?

A RFP pode servir para pedir o orçamento de um projeto complexo. Você vai utilizá-la quando o orçamento tiver diferentes cenários e for feito com várias empresas. De certa maneira, esse documento é uma ferramenta para especificar o trabalho solicitado a um fornecedor.

Ela deve ser utilizada sempre que forem feitos orçamentos complexos. Nesses momentos, ela vai te auxiliar consideravelmente. Isso porque, certamente, ao contratar um serviço, você espera que ele te atenda integralmente. E, se o serviço for muito específico, esse documento vai te auxiliar a não ter surpresas negativas depois da fase de orçamentos. Mais que isso, ele garante que você não perca tempo negociando para, só depois, descobrir que aquele fornecedor não poderá te atender.

POR QUE PRECISO DE UMA RFP?

Para obter uma cotação precisa e uma proposta de uma agência de desenvolvimento de aplicativos, você precisará enviar uma solicitação de proposta. Este documento fornecerá à agência uma compreensão da sua ideia de aplicativo, da empresa e da maneira como você deseja estruturar o projeto.

Crie um RFP abrangente, pois você receberá informações mais precisas sobre seu projeto. Para não mencionar que você também será capaz de encontrar o melhor desenvolvedor para trabalhar em vez de escolher uma agência que pareça boa superficialmente.

COMO ESTRUTURAR SUA RFP

1 ー SUMÁRIO EXECUTIVO

Seu resumo executivo é uma visão geral de alto nível de sua empresa e o objetivo de seu aplicativo. Mantenha esta seção concisa e direta ao ponto. Pense no resumo executivo como uma introdução à sua empresa e visão do seu projeto para dispositivos móveis.

1.1 – Descrição da Empresa:  O que faz a sua empresa? Por que eles fazem isso? Essa breve descrição não deve ter mais que seis a sete sentenças.

1.2 – Problema de Negócio:  Qual problema (s) tem que ser resolvido? Explique por que está enfrentando este problema e o que está fazendo atualmente para resolvê-lo. Mostre uma imagem clara do “ponto de dor”.

1.3 – Solução de aplicativos para dispositivos móveis: como o aplicativo resolverá o problema? Defina exatamente como sua empresa planeja atender às necessidades com o aplicativo. Além disso, use esta seção para elaborar sua proposta de valor – o que torna seu aplicativo diferente de seus concorrentes?

2 ー INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA proponente do RFP

Liste os fatos importantes sobre o histórico e a estrutura da sua empresa. As informações da empresa darão à agência de desenvolvimento um senso da equipe com a qual elas potencialmente trabalharão.

2.1 – Visão geral:  qual é a visão da sua empresa? Onde seu aplicativo se encaixa? Inclua sua declaração de missão, o ano em que a empresa foi fundada e quaisquer outros fatos fundamentais sobre sua empresa aqui.

2.2 – Produtos / Serviços:  Quais produtos e serviços sua empresa já oferece? Seu aplicativo será um produto separado ou aprimorar as soluções existentes?

2.3 – Partes interessadas:  Quem está supervisionando o processo de desenvolvimento de aplicativos? Quem são os principais tomadores de decisão? Identifique quem são as partes interessadas no projeto e inclua investidores, se tiver algum a bordo. Anote se o financiamento é algo que você planeja buscar.

2.4 – Informações de Contato:  Identifique o melhor ponto(s) de contato. Esse membro da equipe será responsável por lidar com todas as interações com a agência durante o desenvolvimento e o pós-lançamento.

• Nome
• Título do trabalho
• Número de telefone
• O email

3 ー APP DESCRIÇÃO

Inclua tantos detalhes quanto puder para que a equipe de desenvolvimento possa entender melhor seu projeto. Isso permitirá que a equipe de desenvolvimento esteja na mesma página, já que nenhum detalhe é muito pequeno.

3.1 – Características: Quais recursos principais precisam ser incluídos? Que tipo de funções o aplicativo precisa realizar? Relacione todos os recursos que você tem em mente, para que não surjam surpresas de última hora durante o desenvolvimento.

3.2 – Casos de Uso:  Quais são os casos de uso comum? Listar alguns cenários facilitará para o desenvolvedor visualizar e entender seu conceito. Por exemplo, Jane (o usuário) abrirá o aplicativo, entrará com o Facebook e será direcionado para um feed de notícias.

3.3 – Sketches, Mockups, Screenshots:  Inclua qualquer projeto ou visual que você tenha em mãos. Tenha em mente que estes não precisam parecer profissionais – eles só precisam entender seu ponto de vista.

4 ー REQUISITOS

Defina os detalhes do aplicativo nesta seção. Requisitos referem-se a como o produto irá funcionar e a tecnologia que você precisa para ser construída.

4.1 – Serviços:  Você está interessado em desenvolver seu aplicativo inteiro com uma agência de desenvolvimento? Ou você precisa de certos serviços para ajudar nos esforços internos?

• Estratégia

4.2 – Plataforma: em  qual plataforma seu aplicativo será iniciado? Se você planeja iniciar em uma plataforma primeiro e depois desenvolver para outra, anote-a.

• iOS
• Android
• Windows

4.3 – Dispositivos: Qual (is) dispositivo (s) o seu aplicativo estará disponível?(exemplos)

• Smartphone
• Tablet
• Wearables
• SmarTv

4.4 – Backend:  Você precisa de uma equipe de desenvolvimento para construir o backend? Sua empresa já possui um banco de dados interno que você deseja que o aplicativo integre?

5 ー ESCOPO DO PROJETO

5.1 – Marcos/Metas: Existem alguns marcos que você quer alcançar? Você tem prazos? Seja o mais transparente possível. Se o desenvolvedor não conseguir atingir prazos importantes, é melhor que você descubra agora, e não depois.

5.2 – Linha do Tempo: Qual é o seu cronograma para o desenvolvimento? Qual é a data de lançamento pretendida? Seja o mais transparente possível. Tenha em mente que o prazo médio de desenvolvimento é de dois a quatro meses, dependendo da complexidade do aplicativo.

5.3 – Prazo: Informar quando você precisar da proposta:

• Fazer um cronograma informando as datas de todas as etapas a serem avaliadas.

6 – Formato de resposta da RFP

A empresa fornecedora deverá apresentar sua proposta dividida em duas partes. Podem ser enviadas juntas ou separadas.

• 6.1 Proposta Técnica
• 6.2 Proposta Comercial

7 – Critérios de Avaliação

Delinear suas expectativas ajudará a eliminar fornecedores que não os atendem. Para esta seção, você vai querer fazer alguns brainstorming com a sua equipe para chegar a uma lista obrigatória de itens que você sente que são os melhores indicadores de candidatos. Sua lista pode incluir amostras de trabalhos anteriores, um registro de sucesso comprovado com empresas em setores semelhantes, a especialização e as habilidades técnicas para atender às suas demandas e um custo de serviços dentro de sua faixa de preço.

• Portfólio
• Qualificações
• Lista de referências

Com sua RFP elaborada entre em contato com a gente.