21 aplicativos para gestão que toda empresa deve ter

No cenário atual de trabalho em regime home office ou híbrido, tem se tornado cada vez mais complexo gerenciar a grande quantidade de pessoas e processos nas empresas. Isso porque o home office exige habilidades de gerenciamento. Mas, como já existem aplicativos para gestão de equipes, não é preciso reinventar a roda para alcançar um gerenciamento eficiente.

Quando você gerencia uma equipe ou negócio, é natural que você passe grande parte do seu tempo pensando no que está sendo feito, nos resultados esperados e em como alcançá-los.

Essas ferramentas servirão para o acompanhamento das atividades, a comunicação entre as equipes e ao acesso às informações dos times, compondo o cenário da infraestrutura compartilhada entre os colaboradores da sua equipe remota. 

Como as atividades exigem organização, comunicação e acompanhamento, existem diversos tipos de aplicativos para gestão. Assim, é bastante provável que você utilize mais de um para a gestão de equipes remotas. Para te ajudar na empreitada, separei uma lista com 21 aplicativos para você usar na sua gestão de equipes.

Aplicativos de comunicação

Slack

O Slack é utilizado para a comunicação corporativa e veio com o intuito de se tornar a ferramenta de comunicação de times do século 21. Ele funciona quase como um Whatsapp, inclusive por ter versão para aplicativos móveis.

O que chamamos de grupos no app de mensagens, no Slack são os canais. Logo, é possível colocar todos os membros participantes de um projeto num só canal para facilitar a comunicação entre eles. Dentro dele há a possibilidade de criar canais abertos ou fechados, sendo o último mais utilizado para tratar de informações exclusivas ou que fazem sentido apenas para um grupo pequeno. 

Considerando que muitos assuntos paralelos podem surgir num mesmo canal, a ferramenta cria threads, assim como no Twitter, para discutir o tema de forma que não atrapalha o fluxo dos outros assuntos e concentra tudo numa linha só.

A comunicação não é restrita às mensagens, sendo possível também chamadas de áudio e vídeo. Ademais, é possível anexar áudios, vídeos e quaisquer outros arquivos — inclusive do Google Drive. Dentre as integrações, o Slack transforma mensagens em cards do Trello.

Além de estar entre as ferramentas de gestão para a comunicação, o Slack também tem utilidade para os desenvolvedores, trazendo a opção de acrescentar códigos no corpo da mensagem, facilitando a troca das informações.

O acesso é possível tanto por desktop quanto por smartphones, possuindo aplicativos para Android e iOS. 

Doodle

O Doodle é um aplicativo para gestão utilizado para realizar agendamentos de maneira fácil e rápida. Com ele você poderá criar enquetes de disponibilidade para qualquer evento, colocando as datas e horários. Assim os membros da sua equipe têm apenas que colocar o nome e selecionar dentre as opções disponíveis.

O gestor consegue criar e gerenciar suas enquetes de qualquer lugar, uma vez que a ferramenta possui uma plataforma online e aplicativos para Android e iOS. O app ainda envia notificações quando o melhor horário para a equipe for encontrado e há também uma opção chamada MeetMe, a qual parceiros de negócios e membros da equipe podem ver seus horários disponíveis e enviar um pedido de reunião. 

Todos os resultados, tanto das enquetes quanto do MeetMe, podem ser sincronizados com seu calendário. Isso facilita o controle de seus compromissos, evitando 2 agendamentos num mesmo horário.

SurveyMonkey

O SurveyMonkey cria e envia questionários, dos simples aos sofisticados, de maneira completamente intuitiva. É possível criar perguntas de múltipla escolha, escalas graduais de avaliação, perguntas com caixa de comentários e perguntas demográficas. 

Com a ferramenta é possível analisar os dados dos questionários durante e após sua aplicação. Também são criados relatórios personalizados que trazem gráficos para facilitar a análise, aumentando os insights e facilitando sua tomada de decisão. Além disso, os dados são apresentados de forma estruturada e bem organizada, sendo possível separá-los por filtros.

Vários outros tipos de questionários podem ser criados, como de pesquisa de mercado, pesquisa de clima organizacional, marketing, e todo tipo que sua empresa precisar. Esses questionários podem ser enviados por aparelhos móveis, web e mídias sociais, já que a ferramenta apresenta uma versão web e aplicativos para Android e iOS.

When I Work

O When I Work é uma aplicativo para gestão e comunicação com todos da equipe. Ele permite que o gestor crie agendas de compromisso para cada membro e tenha um melhor controle de quem está disponível no momento ou não.

O sistema utilizado para criar as agendas é bem simples e intuitivo. Cada membro é dividido por cor e as agendas podem ser visualizadas por mês, por dia ou por hora. É possível também replicar e modificar os compromissos de cada dia. Então, quando a agenda está finalizada, todos os membros recebem um SMS e um email informando as atividades.

Com esse aplicativo é possível verificar a localização de seus funcionários no momento em que estão realizando uma tarefa, através do Google Maps. A partir daí, você sabe se eles estão realmente realizando um atendimento de um cliente na loja, por exemplo. Caso ele não esteja, é possível enviar uma mensagem para os outros membros que estão ociosos para que eles cumpram essa tarefa.

Disponível para web, desktop e com aplicativos para Android e iOS, o When I Work permite que você tenha controle das atividades de onde você estiver.

Team Viewer

O Team Viewer é um dos principais aplicativos para gestão. Com conexão 3G ou outras mais poderosas, o Team Viewer dará acesso total aos computadores e servidores através de qualquer dispositivo, inclusive smartphones. Seja Android ou iOS, você poderá acompanhar tudo da outra máquina pelo celular.

Além disso, o Team Viewer conta também com vídeo-conferências com compartilhamento de tela. O mais interessante é poder aproveitar da realidade aumentada para facilitar a comunicação e orientações. Vou deixar a explicação de como funciona com o vídeo abaixo:

Feedz

O Feedz é um aplicativo completo para colher informações dos seus colaboradores e também para melhorar a comunicação entre toda a equipe. Usando essa ferramenta, o gestor consegue passar feedbacks para outras pessoas do time, além de ter a função de criar um plano de desenvolvimento individual, ter reuniões com seus colaboradores e tudo isso ainda usando a gamificação para incentivar o uso da plataforma.

Bitrix24

O Bitrix24 é uma ferramenta muito completa e que contempla as áreas de CRM, automação de marketing, comunicação entre membros, gerenciamento e monitoramento de colaboradores. 

Com o Bitrix24 também é possível criar sites e até mesmo marketplaces de forma simples e rápida. Outros softwares também podem agregar as funções do Bitrix24, como o Google Drive, Dropbox, outros CRMs e mais.

Aplicativos de gestão de atividades

Trello

O Trello é uma ferramenta que permite o gerenciamento de projetos de forma fácil, intuitiva e visual utilizando a interface de um quadro.

Com a criação de quadros do tipo post-it, ele permite criar e organizar cartões de tarefas em colunas, adicionar seus responsáveis e datas de entregas. Seus power-ups (similares às extensões dos navegadores) atribuem ainda mais funcionalidades ao aplicativo para gestão, como um cronômetro de tempo, integração com as ferramentas do Google (calendário, drive, etc), Slack e outras.

À medida que ocorre progresso no projeto, os cartões são arrastados entre as colunas criadas, e os envolvidos recebem notificações por e-mail. Dessa forma, o gestor consegue acompanhar todo o processo e saber o andamento de todas as atividades da equipe — tudo de uma forma bem simples.

Aqui na Usemobile, o Trello é utilizado pelo nosso time de marketing e branding para acompanhar todo processo de produção de conteúdo. O aplicativo para gestão apresenta a versão web que é perfeitamente sincronizada com os aplicativos, versão Android e iOS, e para todos os tipos de tablet. 

G-Suite

Para os já usuários das ferramentas do Google, compreender o G-suite é ainda mais simples. É literalmente ter acesso a todos os aplicativos do Google (Gmail, Docs, Drive, Calendar, Hangouts, Keep, etc), porém de uma forma integrada com todas as pessoas da sua organização, e com alguns benefícios a mais.

Enquanto que o volume de armazenamento em contas particulares e gratuitas é de 15GB, o G-Suite permite o dobro com a assinatura do plano básico. Além disso, a personalização do domínio também é uma opção possível, podendo abandonar o “@gmail.com”.

Essa integração não quer dizer que todos terão acessos aos seus dados individuais-corporativos, mas que existirão espaços compartilhados e que você terá acesso à lista de contatos de todos da organização, sendo uma excelente opção nas ferramentas de gestão.

 No Google Drive, por exemplo, é possível criar pastas de arquivos, editar e compartilhar com as equipes. As pessoas que têm autorização podem editar o conteúdo em tempo real, permitindo agilidade nos projetos e um fácil acompanhamento por parte do gestor. 

Nos aplicativos do G-Suite há a opção de trabalhar em modo offline, quando não há conexão disponível, modo avião ou se a conexão estiver fraca. Todas as alterações feitas offline são sincronizadas quando o dispositivo retoma a conexão com a internet. 

Any.do

O Any.do ajuda a ter controle sobre as tarefas que devem ser realizadas, através de listas e lembretes. Também é possível adicionar pessoas às suas listas para que elas colaborem, marcando tarefas feitas ou adicionando novas. 

Esse aplicativo para gestão possui um design bem simples, para que não existam distrações. As listas são divididas em 4 quadros que receberão as tarefas, sendo eles: hoje, amanhã, em breve e algum dia. Com essa divisão fica fácil de priorizar e gerenciar suas tarefas, além de não perder nenhum insight, mesmo que não seja prioritário. 

Está presente na maioria das plataformas, com versão web, aplicativos para Android e iOS, com sincronização automática entre todas. 

IDoneThis

Uma boa gestão de equipes depende de habilidades e competências como a organização do backlog, comunicação com o time e, claro, a documentação dos processos. Afinal, de nada adianta saber as tarefas sem mensurar os impactos que elas causam e avaliar o desempenho do time e o que foi feito. Para isso que serve o IDoneThis.

 O IDoneThis é uma ótima ferramenta para a gestão de times de scrum e também de squads ágeis, sendo uma de suas funções criar relatórios automáticos a partir das mudanças no dashboard da plataforma. Portanto, todo o backlog e desenvolvimentos devem estar descritos lá para que a ferramenta funcione. É bastante simples e otimiza muito tempo!

O que torna

Wrike

Assim como no Trello, o Wrike servirá para a organização dos fluxos de trabalhos, agregando outras ferramentas como Google, Word, Excel, Box e outros. Um dos diferenciais do Wrike é o gráfico de acompanhamento no estilo Diagrama de Gantt, o qual facilita ainda mais a visualização das atividades e seus prazos.

Com o Wrike também é possível criar atas de atividades. Isso torna mais fácil acompanhar as reuniões e como está o avanço de todo o processo.

Outras empresas como a DeLonghi Group, Lyft e Nickelodeon fazem uso da ferramenta.

Aplicativos de organização

OneNote

O OneNote vai funcionar como um bloco de notas completo. Com ele você pode adicionar imagens, capturas de tela, anotações em vídeo ou áudio e até desenhar sobre alguma anotação. A ferramenta é interessantíssima para escrever tutoriais, por exemplo. E com ele não é preciso se preocupar com o salvamento, pois todas as alterações são armazenadas automaticamente na nuvem, mesmo quando você clica no “x” para fechar o programa.

Todas as notas que você gerar podem ser compartilhadas e alteradas de forma colaborativa com seu time remoto. 

Evernote

O Evernote é utilizado para criação de qualquer tipo de notas, como uma lista de tarefas, uma foto, artigos da web entre outros tipos de anotações. Com ele você cria cadernos para organizar seus conteúdos, e dentro dos cadernos são criadas as notas.

Ao usar esse aplicativo você pode anotar ideias que apareceram em um determinado momento, mas que não podem ser desenvolvidas na hora e trabalhá-las mais tarde. Além disso, é possível salvar um artigo da web que você julgou interessante mas não tem tempo de ler no momento — e tudo o que você salva fica disponível para ser trabalhado offline.

Você pode dividir seus cadernos por temas ou projetos, facilitando a localização de notas específicas. Também é possível criar etiquetas para categorizar as notas, tornando mais fácil acessar todas as que estão dentro de uma categoria. E, se ainda assim você não encontrar o que procura, a pesquisa rápida retorna notas de textos, imagens ou manuscritos que possuem o termo buscado.

Além de todas essas funções, o Evernote permite compartilhar cadernos com outros membros da equipe. Isso possibilita que todos tenham acesso àquele material em qualquer lugar. Dessa maneira, todos podem colaborar com as notas — facilitando o trabalho e o acompanhamento pelo gestor.

O Evernote tem versões web, aplicativos para Android, iOS e desktop e todas são sincronizadas. Assim, suas notas estarão disponíveis para serem trabalhadas em qualquer dispositivo e a qualquer momento.

Aplicativos de gestão financeira

MoneyWise

O MoneyWise é uma ótima opção de aplicativo para gestão financeira da empresa. Com ele é possível criar orçamentos, monitorar as metas e o fluxo de caixa, tudo a partir de gráficos e filtros, tornando o entendimento das finanças muito mais simples.

ContaAzul

A ContaAzul é um dos aplicativos de gestão financeira mais conhecidos no mercado. Nela você pode ter uma gestão completa das finanças da sua empresa, com funções de gestão de vendas, controle de estoque e inventário, gestão de contratos, emissão de notas fiscais e muitas outras funções tudo em uma só ferramenta.

Aplicativos de apresentação

Prezi

Toda pessoa que trabalha com gestão precisa realizar apresentações para sua equipe ou para os diretores. O Prezi traz um novo jeito de criar e de fazer uma apresentação.

Através da combinação da tela em branco com espaço e movimento, é possível manter a atenção das pessoas durante mais tempo. Para isso, a ferramenta conta com uma biblioteca com vários modelos e tutoriais para te auxiliar a montar sua apresentação de forma fácil e rápida.

O Prezi suporta os principais tipos de arquivo, assim você pode escolher um tema e apenas adicionar seu conteúdo. Como a apresentação é bem dinâmica, aconselha-se definir bem a ideia central do texto para que todo o conteúdo seja construído com base nela.

Ele possui versão para web, desktop, aplicativos para Android e iOS, as apresentações podem ser vistas de qualquer lugar.

Venngage

O Venngage é uma ferramenta de design infográfico que converte dados e processa-os em conteúdo mais acessível e memorável. A ferramenta permite não só que os usuários criem infográficos, mas também gráficos, apresentações, relatórios e uma ampla gama de recursos visuais.

Além disso, o Venngage é reconhecido pela capacidade de personalização e facilidade de uso. É uma ferramenta simples que pode ser usada gratuitamente tanto por designers experientes quanto por iniciantes. É particularmente boa opção para profissionais de marketing de conteúdo que procuram criar conteúdo visual poderoso a um custo reduzido.

Aplicativos de armazenamento

Dropbox

Não existe trabalho remoto sem a computação em nuvem, certo? As informações precisam estar armazenadas em algum lugar para que todos possam acessar e colaborar. Esse é o objetivo do Dropbox: armazenamento em nuvem.

Você pode fazer download ou upload de arquivos, seja através do seu computador pessoal ou do seu smartphone. A ferramenta torna a visualização dos arquivos mais fácil, trazendo seu próprio player e leitor de documentos PDF e texto.

Assim como o G-Suite, o Dropbox também tem os seus próprios recursos de documentos de texto, planilhas, apresentações power points e outros do pacote Microsoft Office. Inclusive, é possível integrar e acessar arquivos do Google Docs no Dropbox sem precisar sair da ferramenta. Ou ainda, se comunicar com seu time e iniciar uma videoconferência no próprio software ou via Slack.

LastPass

Se somente no âmbito pessoal já possuímos diversas senhas como as de bancos, contas digitais, e-mails, redes sociais e outros, imagine ter que memorizar os acessos corporativos também. Este é um problema que você e sua equipe não precisam ter com o Lastpass, pois ele armazena todos os logins numa só área, tornando os acessos mais rápidos e desocupando um espaço do seu próprio armazenamento interno, a sua memória.

Como a própria ferramenta diz: “salve uma senha uma vez, e ela estará instantaneamente disponível em todos os seus dispositivos. O LastPass vai a qualquer lugar com você”. Logo, a ferramenta está disponível nas versões web, mobile e até mesmo smartwatches.

Bitwarden

Seguindo a mesma ideia da ferramenta LastPass, existe o Bitwarden. Essa ferramenta permite que você armazene todas as suas senhas em um mesmo lugar. 

Um ponto interessante é que, além dessa funcionalidade, você também pode guardar outras informações importantes, como por exemplo documentos e informações de cartão de crédito, ótimo para uso de cartões corporativos. É uma boa opção para gerenciar todas as informações mais importantes, tudo em uma única plataforma.

O seu próprio!

A consultora Gartner prevê que 2022 apresente um gasto de 4,4 trilhões de dólares em tecnologia da informação. Além disso, grande parte deste gasto será para softwares corporativos, bem como ERPs, CRMs e outros.

Esse tipo de sistema serve para integração e concentração de todas as informações do negócio numa só plataforma, o que é muito interessante para gestores e C-levels. Para isso, você pode recorrer ao outsourcing de TI para desenvolver o aplicativo ideal para sua atividade. Vale a pena ressaltar que aplicativos são softwares. Portanto, nada impede que seu celular sirva como acesso ao software corporativo que você precisa!

Conhece mais aplicativos?

A lista contempla todos os segmentos necessários de aplicativos para gestão para uma boa organização de equipes, indo na comunicação, organização de tarefas, computação em nuvem e automatização.

Escolhendo uma ferramenta de gestão de cada segmento, não há dúvidas que sua gerência será incrível. Alguns deles, como o Slack e o Trello, nós utilizamos aqui na Usemobile. Se você conhece outro aplicativo para gestão bacana, indica pra gente nos comentários abaixo e vamos agregar no trabalho de todos!